物业管理有限公司 岗位说明书 文件编号:ZH-RL-002 职务名称 直属上级 行政助理 行政经理 职务代码 直属下级 ZHXZ--02 所属部门 司机、厨师 行政部 1、协助行政经理,对各部门...
《四川英志职务说明书》 版本号：YZ-01 一、 基本信息 岗位名称：行政文员 岗位编号：YZ-03-02-01-01 所在部门：行政部 工作地点：办公楼 职务类型：事务类 职务等级: 岗位人数：1 临时替代岗位：
可论调岗位：生产文员 可升迁岗位：办公室主任 直接上级职务：副总经理 直接下级职务：厨师、保安、保洁员 二、 工作目标 主要目标：
其他目标：
1、公司行政文件档案管理仅仅有条、心中有数 7、处理日常杂事及时、到位 2、来电、来客接待及时到位、热情、礼貌 8、董事长办公室整洁 3、办公固定资产有计划采购、提高财产使用效 率、管理到位 4、监督好后勤人员履行自己的职责 5、根据制度规定做好后勤行政管理 6、协助各部门工作及时、到位 三、 工作概述 协助上级完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作 四、 工作职责 1、行政文件的档案管理 2、来电、来客接待 3、固定资产管理 4、后勤行政管理 5、日常杂事 6、董事长办公室管理 五、 工作活动内容：
职责一内容表述：行政文件类 权限 名称 结果 难度 承办 需报审 1、 起草各类行政通 格式准确、表达无误、无错别字 知 2、打印、复印 及时、准确 3、传真、信函、快 传递、收发及时、准确 递 1、收集进档案室的材料必须是办理完毕的原 始材料（原件） ，要完整齐全、真实、文字清 4、 行政文件的收集 楚。
2、材料必须齐全、完整。
3、收集及时、准确 认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、 5、 行政文件的整理 装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、 真实、条理、精炼、实用的要求。
防火、防高温、防盗、防尘、防光、防潮、 6、 行政文件的保管 防有害生物、防蛀、防有害气体 一般 轻松 轻松 一般 √ √ √ 全权 负责 一般 √ 较难 轻松 √ √ 从档案文件的内容、来源、产生时间、成分、 7、 行政文件的鉴定 效能、文件名称等诸方面综合分析，判断其 较难 价值如何 8、 行政文件的提供 文件借阅登记及时、完整 轻松 利用 9、 行政文件的销毁 相关负责人签字后方可销毁 一般 10、行政文件的保 符合文件保密制度 一般 密 职责二内容表述：接待类 11、电话总机接线 热情、礼貌、及时转接、转告 轻松 12、来客接待 热情、礼貌、及时联系被访问者、茶水到位 轻松 13、来客就餐 及时通知厨师，及时用餐 轻松 14、来客解说 思路清晰、表达准确 较难 职责三内容表述：固定资产及办公用品管理 15、统计 各部门明细清晰、完整 一般 16、采购 计划采购、定点采购、降低成本 一般 17、申报 合理批准、以旧换新、提倡节约 一般 18、领用 建立台账、以旧换新、提倡节约 轻松 19、发放 建立台账、以旧换新、提倡节约 轻松 20、调配 合理调配、资源效率最大化 一般 21、维修、保养 及时报修、保养 轻松 职责四内容表述：行政管理类 22、后勤人员管理 监督后勤人员履行工作职责 较难 会议、培训、团队活动的组织、计划、实施、 23、组织活动 较难 协调、监督、总结 24、行政印章管理 按照规定使用、借用，做好台账记录 一般 25、营业职责年审 按时年审 一般 26、监督制度执行 新制度、流程等深入员工，形成习惯 很难 27、突发事件 冷静处理、损失降低到最小值 很难 √ 28、协助上级 及时、准确 一般 29、协助各部门 积极配合 一般 30、宣传栏管理 及时更新、内容积极 一般 31、车辆钥匙管理 建立台账登记 轻松 32、政府部门 协助相关人员整理上报政府的资料 很难 √ 计算正确、留底、解决员工工资计算方面疑 33、统计考勤 一般 问 职责五内容表述：日常类 34、预定工作 票务、酒店、餐厅预定及时、发票到位 轻松 √ 35、网站更新 公司新闻及时更新 一般 下班后对办公楼区域门窗、饮水机电源、电 36、巡视 轻松 脑、水、灯巡视 37、名片 内容准去、及时 轻松 38、交费 每月按时交水费及电话费 轻松 职责七内容表述：保洁类 38、监督 办公楼、食堂、住宿楼、保安亭、厂区公共 一般 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ 区域环境卫生的监督管理 地面干净、墙面无印迹、天花板无蜘蛛网、 39、董事长办公室 桌面茶几整洁无灰尘、厕所整洁、无杂物， 一般 管理 一周至少 3 次 40、鱼缸管理 定期喂食、清洁海绵，一周至少一次 轻松 41、花草管理 定期浇水，一周至少一次 轻松 来客及时泡茶、加茶，客离开后及时清理茶 42、茶具管理 轻松 几 43、办公室清理 保持办公室整洁 轻松 职责四内容表述：员工通用职责 1、认真执行公司各项规章制度和工作程序； 2、服从上级指挥，接受有关人员检查监督，保质保量完成工作任务； 工 3、做好工作记录以及记录的保管或移交工作； 作 4、按要求参加培训活动，主动提出合理化建议； 任 5、定期向直接上级述职； 务 6、保守公司秘密； 7、完成直接上级交办的其他工作任务并及时复命。
六、 岗位在组织中的位置 √ √ √ √ √ （一） 、管理状态：受副总经理监督指挥，除非遇到特殊的问题，要求独立工作 （二） 、联系对象及目的：
内部接触对象 目的 频率 1、生产文员 协助工作 经常 2、后勤人员 监督工作 经常 3、财务部 考勤交接、资料配合 经常 4、维修部 办公室设施的维修及保养 一般 5、工程部 资料配合 一般 6、采购部 采购交接 一般 外部接触对象 目的 频率 1、办公设施合作单位 采购及维护 较少 2、电信 网络、电话维护、交电话费 较少 3、政府 送资料 较少 4、外来客人 接待 一般 （三） 、本岗位职务晋升阶梯图 行政主管 副总经理助理 办公室负责人 此岗位 七、 岗位任职资格 因素 细分因素 年龄 基本要求 性别 体能 基本学历 适应专业 教育 所需培训 所需证件 实践经验 经验 管理经验 公用基本知识 产品专业知识 知识 行业市场知识 专业知识 观察能力 分析研究能力 业务 管理 人员 技 协助能力 人际关系能力 责 学习能力 能 业务素质能力 心里素质 任 专业技能 分析 协调 督导 指导 组织人事 人际关系 决策能力 管理 财务 核心素质 素质 基本素质 时间特性 舒适性 工作环境 职业病与危害 均 衡 性 限定资料 23-35 岁 女性 身体健康 大专/本科 人力资源、文秘专业 档案管理、商务礼仪、人事管理、办公软件、文书写作 毕业证 从事文员 2 年 管理 3 人以上经验 了解基本业务 熟悉公司产品功能 需要管理后勤三个部门 协助上级领导工作，及相关部门所需资料等事宜 具有较强人际关系处理 需要不断提升，学习不同技能 耐心、细心、谨慎、热情 公文写作、会议安排能力、文件归档、行政管理 协调各部门行政工作 监督后勤部门 组织会议、培训等相关集体活动 无 一般 工具设备 工作地点 其他 工 装 所用设备 所用工具 办公楼 工作牌 电脑、打印机、电话、复印机、传真机 笔、本子等其他 编制：人力资源 上级主管：
人力资源部审核：
批准人：
日期：
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日期： 申明：
本人已认真阅读了本职位说明书，并同意和 接受上述内容和要求。
任职人：
日期：
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